Hiện nay có rất nhiều Cách tạo Email theo tên miền miễn phí để giúp doanh nghiệp tao được uy tín, sự chuyên nghiệp đối với khách hàng và đối tác. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách thực hiện nó. Trên thị trường ngày nay có 3 dịch vụ cung cấp email tên miền riêng phố biển, đó là Google, Outlook, và Zoho. Bài viết sau đây Onshop sẽ hướng dẫn bạn cách tạo email theo tên miền riêng miễn phí nhanh nhất.
1. Tên miền là gì?
Tên miền là tên của một website hoạt động trên Internet, đóng vai trò là một địa chỉ vật lý. Nó giống như là địa chỉ nhà hay zip code để giúp các thiết bị định tuyến vệ tinh dẫn đường, một trình duyệt cũng cần một tên miền để dẫn đường tới website của bạn.
Đặc điểm của tên miền:
- Tên miền không được vượt quá 63 ký tự ( đã bao gồm phần đuôi .com, .net, .org, .info).
- Tên miền chỉ bao gồm các ký tự trong bảng chữ cái (a-z), các số (0-9) và dấu (-). Khoảng cách và các ký tự đặc biệt khác đều không hợp lệ.
- Không bắt đầu hoặc kết thúc tên miền bằng dấu (-).
- Tên miền của bạn không cần bắt đầu bằng http:// hoặc www hay http://www.
Ví dụ: Onshop.asia, Shopee.vn là tên miền của các công ty Internet.
2. Lợi ích khi tạo email theo tên miền
2.1 Gây dựng lòng tin với khách hàng
Sử dụng email doanh nghiệp giúp việc trao đổi thông tin của công ty chuyên nghiệp hơn, dù đó là trao đổi nội bộ giữa các nhân viên với nhau hay giữa nhân viên với bên ngoài (như khách hàng, đối tác).
Những địa chỉ email này không chỉ thiết lập cho người dùng quyền được giao dịch trên danh nghĩa của công ty, mà nó còn là một hình thức quảng cáo hữu hiệu bởi tên, dịch vụ của đơn vị chủ quản luôn được hiện hữu trong mỗi luồng thông tin mà nhân viên thực hiện.
Bên cạnh đó, email doanh nghiệp còn thể hiện được tính chuyên nghiệp và sự nghiêm túc trong việc kinh doanh.
Hãy hình dung rằng hàng ngày, các nhân viên của bạn gửi hồ sơ công ty, thông tin dự án nhưng lại sử dụng các tài khoản cá nhân thì ngay từ đầu, ấn tượng mà bạn có thể gây dựng với khách hàng đã là một con số không tròn trĩnh.
Chưa kể tới việc uy tín của công ty có thể bị ảnh hưởng bất kì lúc nào.
Vì bạn đang sử dụng các dịch vụ email miễn phí nên ai cũng có thể tạo được những địa chỉ mail có tên hiển thị tương tự và dễ dàng mạo danh nhân viên công ty
2.2 Bảo vệ dữ liệu quan trọng của công ty
Bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp bao gồm cả hai yếu tố:
- Bảo vệ dữ liệu của công ty khỏi các cuộc tấn công mạng, phần mềm, mã độc
- Bảo vệ các thông tin nhạy cảm của công ty, tránh việc để nhân viên tiết lộ với các bên thứ ba mà chưa có sự cho phép.
Các dịch vụ email thường là tầm ngắm trong mỗi cuộc tấn công mạng và phát tán mã độc.
Tùy thuộc vào tính chất của doanh nghiệp mà tính riêng tư, bảo mật của dữ liệu sẽ là một yếu tố không thể không cân nhắc khi chuyển từ dịch vụ mail miễn phí sang trả phí.
Việc doanh nghiệp không có nhiều kiến thức về bảo mật hay thậm chí là nguồn lực IT không đủ, thì bảo mật của doanh nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng bảo mật của đơn vị cung cấp.
Chưa kể đến việc sử dụng email cá nhân đồng nghĩa với việc nhân viên có thể tự do lưu trữ dữ liệu ở bất kì nơi đâu, chia sẻ thông tin với bất kì ai mà doanh nghiệp không thể kiếm soát được.
Đây chắc chắn sẽ tạo ra một lỗ hổng bảo mật mà vốn ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể ngăn chặn được bằng cách quản lý tài khoản của người dùng.
2.3 Tối ưu hóa việc quản lý
Email tên miền riêng thường có dung lượng rất lớn vì vậy bạn có thể dễ dàng quản lý thông tin nội bộ hơn. Email theo tên miền còn tích hợp các hệ thống quản lý, bạn có thể dễ dàng phân chia các bộ phận, phòng ban.
Bên cạnh đó, việc sử dụng email theo tên miền còn giúp bạn quản lý nhân viên tốt hơn. Trong trường hợp nhân viên đó đã nghỉ việc, bạn chỉ cần việc khóa tài khoản email của nhân viên đó lại. Như vậy, chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể tránh tuyệt đối các trường hợp giả mạo email của công ty.
Trong thực trạng công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, việc bảo mật thông tin là việc vô cùng cần thiết. Sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền là giải pháp tối ưu nhất giúp công ty phòng tránh sự rò rỉ các tài liệu quan trọng cũng như tạo sự uy tín và quảng bá thương hiệu.
3. Các cách tạo email theo tên miền miễn phí
3.1 Cách tạo email theo tên miền miễn phí với Zoho Mail
Sau đây là các bước để đăng ký email theo tên miền riêng trên Zoho
- Bước 1: Truy cập website: https://www.zoho.com/mail/zohomail-pricing.html và click vào khung Sign Up vào bảng free như hình dưới đây:
Sau đó điền địa chỉ domain cần dùng email.
- Bước 2: Nhập một số thông tin cá nhân cần thiết: ID đăng nhập (tên) và Password (mật khẩu).
Sau đó nhấn “Sign Up”
-
Bước 3: Trên trang lúc này hiện lên một bảng thông tin xác nhận đăng ký và yêu cầu xác nhận domain bằng cách nhấn link “Proceed to verify domain ownership” như hình dưới đây:
Cách tạo email tên miền miễn phí trên Zoho - Bước 4: Ở đây bạn cần chỉnh sửa record DNS trong domain theo yêu cầu.
-
Bước 5: Bước này bạn có thể chọn phương thức upload file lên host, thêm thẻ HTML vào website hoặc điền thêm một record CNAME với giá trị riêng họ cung cấp cho. Nhưng cách dưới đây BKNS sẽ hướng dẫn bạn cách xác thực bằng chỉnh sửa DNS.
Bước 5 trong cách tạo email theo tên miền miễn phí với Zoho
Và sửa DNS như hình dưới đây:
Sau đó bạn cần đợi một khoảng thời gian và quay lại trang xác thực Zoho Mail và kết thúc bằng cách chọn Verify.
3.2 Cách tạo email theo tên miền miễn phí với Outlook
Sau đây là các bước tạo tài khoản Outlook đơn giản.
- Bước 1: Vào website: https://signup.live.com/ click “Get new email address”.
Ở mục thư mới tức là new mail có 2 phương án cho bạn là Hotmail và Outlook, tất nhiên chọn Outlook
Sau đó bạn nhập tên email muốn hiển thị, rồi điền mật khẩu. Lưu ý, độ dài mật khẩu cần trên 8 ký tự gồm đầy đủ số, chữ ký đặc biệt và chữ cái.
- Bước 2: Hoàn thành thông tin ở trang 2 là tên (first name) và họ (last name). Chọn Next để sang bước tiếp theo
-
Bước 3: Hoàn thiện thông tin cá nhân như: năm sinh và quốc gia. Sau rồi nhấn Next
- Bước 4: Đã hoàn thành xong thông tin cơ bản trên thì bạn đã tạo xong tài khoản Outlook. Ở bước này, bạn cần cài đặt hộp thư phụ thuộc vào những tính năng mà Outlook có sẵn như: signature: đây chính là chữ ký được xuất hiện mỗi khi email được gửi đi; theme: Màn hình nền của tài khoản; time zone: khung giờ bạn muốn sử dụng.
- Bước 5: Giao diện hòm thư hiện lên. Lúc này, người dùng đã có thể thực hiện nhận gửi lưu trữ những thông tin cơ bản tiện lợi.
3.3 Cách tạo email theo tên miền miễn phí với Google
Sau đây là các bước để tạo email theo tên miền miễn phí trên Google với Gmail
- Bước 1: Tạo tài khoản và thông báo tên miền. Bạn vào đường link https://gsuite.google.com/ và nhấn “Bắt đầu dùng thử miễn phí”.
- Bước 2: Ở dòng tên doanh nghiệp, bạn điền tên doanh nghiệp của bạn, click chọn số lượng nhân viên mà doanh nghiệp bạn đang có, sau đó chọn quốc gia. Nhấn “Tiếp theo” để sang trang tiếp theo
- Bước 3: Ở bước này điền thông tin cá nhân của bạn bao gồm họ, tên và email, số điện thoại của công ty bạn.
- Bước 4: Tại đây, có câu hỏi “Doanh nghiệp của bạn có miền chưa”. Trong trường hợp bạn muốn sử dụng tên miền có sẵn của bạn thì click vào ô “Tôi có một tên miền”. Ngược lại, nếu bạn không có miền hoặc không muốn sử dụng tên miền có sẵn thì bạn chọn “Tôi muốn mua một miền”. Hoặc nhấn “Tôi muốn miền .page miễn phí”. Phần này tùy thuộc vào lựa chọn của bạn. Tiếp theo, bạn click “Tiếp theo” để điền thông tin cá nhân.
- Bước 5: Hoàn thành thông tin cá nhân như tên, mật khẩu,… sau đó chọn vào ô “Đồng ý và đăng ký”
- Bước 6: Sau khi đã hoàn thành thông tin cá nhân bạn click “Bắt đầu” để bắt đầu các thao tác thêm người khác vào tài khoản Google apps.
- Bước 7: Trang này hiện lên dòng chữ “Xác minh tên miền của bạn và thiết lập email” và đợi thời gian ngắn thì bạn đã có được tài khoản email tên miền riêng google
4. Cách sử dụng email hiệu quả trong doanh nghiệp
4.1 Sử dụng email đúng dịp
Tuy tiện lợi và thông dụng, nhưng gửi email không phải là câu trả lời cho mọi trường hợp. Chỉ nên gửi mail trong những trường hợp sau:
- Nội dung liên lạc cần được lưu trữ
- Đối tượng liên lạc không tiên trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt
- Không cần người nhận trả lời ngay lập tức
- Cần gửi nội dung cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
- Nội dung không đòi hỏi việc trao đổi và tranh luận liên tiếp
4.2 Cài đặt email chuyên nghiệp dễ nhìn
Để email của bạn tạo được thiện cảm và tăng tin tin cậy đối với người nhận hãy lưu ý các cài đặt email như sau:
- Background luôn trắng, không nên sử dụng nhiều màu mè
- Dùng các font chữ màu đèn hoặc xanh đậm
- Không in hoa hay bôi đậm toàn bộ nội dung
- Luôn cài đặt chữ ký với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc
- Nên tạo email với địa chỉ toàn chữ và ngắn gọn (nên lấy tên mình)
-
Thiết kế email marketing chuyên nghiệp
4.3 Quy luật chung cho nội dung email
Người đọc email thường đọc và trả lời nhanh khi đã thấy được vấn đề. Do vậy họ thường bỏ sót nội dung, vì vậy khi soạn mail hãy chú ý.
- Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề
- Không spam mail, enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần
- Viết mail thật ngắn gọn, đơn giản dễ hiệu
- Tuyệt đối không sử dụng tiếng lóng, viết tắt
- Tích cực sử dụng những gạch đầu dòng
- Ở cuối thư nên ghi rõ bạn mong đợi gì từ người nhận
- Trước khi nhấn send nên xem lại thư lần nữa để sửa lỗi
4.4 Viết chủ đề mail có ý nghĩa
Dòng chủ đề chính là yếu tố quyết định mail của bạn có được mở hay không và mở trước hay sau giữa vô vàn email được gửi tới người nhận
Chủ đề email không được quá dài nhưng cần phải đủ nghĩa có thể tóm tắt được nội dung email.
4.5 Trình bày rõ ràng
Một email tốt luôn được xây dựng trên 4 phần chính cho dù dài hay ngắn:
- Chào/ Kính chào/ Dear…
- Nhắc tới vấn đề cần trao đổi
- Đưa ra ý kiến của bản thân
- Kết thúc bằng câu chào Regards
Nhất là khi gửi email cho khách hàng, đối tác hay nhóm đông người thì cần phải cẩn thận hơn với việc trình bày
4.6 Tránh gửi tệp tin đính kèm
Mở tệp tin đính kèm là 1 trong những điều mà đa số người nhận mail rất ghét. Do virus độc hại thường ẩn nấp trong các tệp tin.
Do vậy trừ những trường hợp cần thiết, hãy dán thẳng nội dung vào email. Còn những tệp tin quá phức tạp hãy tóm tắt bằng những con số chính để người nhận nắm được tình hình và có quyết định mở tệp tin hay không
4.7 Vai trò của bạn?
Bạn có thể gửi email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của họ vào 1 trong 3 phần: To, Cc và Bcc. Tuy nhiên, mỗi phần phần này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ email người nhận
- To: email này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ bạn.
- Cc: Người gửi muốn bạn biết thông tin này. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email.
- Bcc: Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp bạn có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, bạn cũng không nên click «Reply to all»
4.8 Trả lời nhanh
Hãy cố gắng trả lời ngay những email nhận được, điều này tỏ ra thiện chí của bạn. Nếu bạn quá bận, chưa thể xử lý ngay email được, có thể trả lời là:
“Tôi đã nhận được email của bạn, nhưng chưa có thời gian xử lý, tôi sẽ phản hồi nhanh nhât có thể”
4.9 Tỏ ra “Tôn Trọng” và “Tự Trọng”
Những trường hợp sử dụng email như sau là TUYỆT ĐỐI CẤM KỴ tại Doanh Nghiệp:
- Chuyển tiếp email của người/nhóm này cho người/nhóm khác với mục đích trêu trọc hay đùa bỡn.
- Sử dụng email công ty để làm việc riêng, tán dóc.
- Sử dụng email công ty để bàn luận chính trị, nói xấu chế độ.
- Phát tán nội dung đồi trụy, bất hợp pháp.
- Gửi những thông tin rất quan trọng và cơ mật.
Qua bài viết trên, Onshop hi vọng bạn sẽ nắm bắt được Cách tạo email tên miền miễn phí một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất. Cùng đón đọc các bài viết tiếp theo về Email marketing trên Blog Onshop nhé!
Xem thêm:
