Email (thư điện tử) chắc chắn là công cụ không còn xa lạ và cần thiết với mỗi cá nhân cũng như doanh nghiệp. Cho dù nhiều công cụ, trình chat nhóm khác ra đời thì theo thống kê, email vẫn là phương tiện được nhiều người sử dụng nhất khi phải trao đổi các thông tin liên quan đến công việc. Điều này càng quan trọng hơn đối với doanh nghiệp nơi mọi người phải trao đổi công việc với nhau nhiều. Trong bài viết này hãy cùng Blog Onshop tìm hiểu việc tạo email theo tên miền sẽ có tác dụng gì với doanh nghiệp cũng như cách tạo email theo tên miền nhé!
1. Tạo email theo tên miền là gì?
Email theo tên miền riêng là hình thức email sử dụng đuôi là tên miền mà công ty đang sở hữu. Ví dụ như công ty Novaon sẽ có email với tên miền là [email protected], trong đó novaon.vn sẽ là tên miền riêng của doanh nghiệp.
Tên miền thường là tên công ty kèm với đuôi bất kỳ. Chẳng hạn như tencongty.com, tencongty.net, tencongty.info,… Vậy nên để có thể tạo email công ty bạn cần mua tên miền và đăng ký sở hữu nó.
2. Tại sao việc tạo email theo tên miền quan trọng?
Tạo email theo tên miền công ty sẽ đem đến giải pháp về email toàn diện cho doanh nghiệp. Có thể kể đến một số lợi ích mà việc sử dụng email tên miền riêng có thể mang lại cho doanh nghiệp như:
- Thể hiện sự chuyên nghiệp: Tạo email với tên miền riêng giúp bạn dễ gây ấn tượng hơn với khách hàng, các đối tác kinh doanh vì sẽ chứng tỏ sự tỉ mỉ, chuyên nghiệp, có đầu tư hơn hẳn so với việc sử dụng dịch vụ email miễn phí như Gmail, Yahoo,…
- Quảng bá thương hiệu: Đây là một cách rất hay vì người khác sẽ nhận biết ngay được thương hiệu của bạn khi nhìn vào địa chỉ email.
- Quản lý công việc hiệu quả: Tạo email đuôi tên công ty theo đặc thù công việc sẽ giúp cả chủ doanh nghiệp lẫn nhân viên quản lý công việc hiệu quả hơn. Ví dụ bạn có thể dùng mail [email protected] để nhận phản hồi của khách hàng, dùng [email protected] để giải quyết các vấn đề liên quan đến kinh doanh,…
- Quản lý nhân viên tốt hơn: Tạo email theo tên miền sẽ giúp bạn thiết lập email cho doanh nghiệp của mình, dễ dàng kiểm soát email công việc của nhân viên cấp dưới, trao đổi công việc với các thông tin mật tiện lợi hơn.
- Tránh bị giả mạo email: Kẻ gian có thể dùng tên doanh nghiệp của bạn để tạo email miễn phí trên Gmail, Outlook,… nhằm làm ảnh hưởng danh tiếng và uy tín công ty. Sở hữu email doanh nghiệp theo tên miền riêng sẽ ngăn chặn được chuyện này vì không ai có thể tạo email trên tên miền của bạn.
3. 8 cách tạo email doanh nghiệp theo tên miền riêng
3.1 Sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp
Bất kể bạn đã có website hay chưa thì vẫn có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ lập email công ty mà bạn có thể sử dụng. Tất nhiên khi sử dụng dịch vụ này, bạn cần phải trả một khoản phí nhất định tính theo tháng, theo năm…
Ở Việt Nam có một số đơn vị tạo email theo tên miền có thể kể đến là iNet, VS Mail,… Khi lựa chọn sử dụng dịch vụ của những công ty dạng này, bạn có thể yên tâm về độ bảo mật, các tính năng hỗ trợ trao đổi, phân công công việc cần làm, linh hoạt khi sử dụng,…
Mức giá thấp nhất cho việc sử dụng dịch vụ này ở Việt Nam dao động trung bình từ 20.000 đến 50.000 VNĐ/tháng tùy theo dung lượng sử dụng, các tính năng kèm theo. Mức giá như vậy hoàn toàn đáng tiền đối với những lợi ích mà việc tạo email doanh nghiệp có thể mang lại.
3.2 Sử dụng G Suite của Google
G Suite (trước đây được gọi là Google Apps for Work hay Google Apps for Business) là một bộ công cụ giúp mọi người có thể làm việc hiệu quả hơn và hỗ trợ cộng tác được cung cấp bởi Google cho các doanh nghiệp.
G Suite bao gồm phần mềm thông dụng của Google như Google Drive, Google Hangouts, Google Calendar,… Khác với phiên bản miễn phí thông thường, G Suite cho doanh nghiệp sử dụng các tính năng chuyên dùng trong kinh doanh hơn:
- Tạo email tên miền riêng với gmail
- 30GB dung lượng lưu trữ cho mail và tài liệu (trong khi miễn phí chỉ được 15GB)
- Khả năng tương tác với Microsoft Outlook.
- Các lựa chọn bảo mật bổ sung như xác thực 2 bước, SSO, quản trị tài khoản của người dùng…
- Bạn có thể tạo đến 30 tên email cho mỗi người dùng. Tức là một người có tối đa 30 email khác nhau, sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Ví dụ: [email protected] là địa chỉ email người dùng, bạn có thể tạo thêm [email protected], [email protected] mà không bị tính thêm phí. Mọi email gửi về các tên đó đều được đưa về hộp thư người dùng của bạn. Bạn có thể hiểu email người dùng là cửa chính, còn các email tên là cửa phụ, và tất cả cửa đều dẫn đến nhà của bạn (tương đương với hộp thư đến của bạn).
Khi sử dụng G Suite bạn sẽ được dùng thử miễn phí trong 14 ngày. Sau đó bạn có thể lựa chọn một trong ba gói trả phí được Google cung cấp như dưới đây.
Ưu điểm lớn khiến nhiều người lựa chọn tạo gmail công ty với G Suite là ngoài những tính năng chuyên dùng trong kinh doanh như đã kể trên, nó còn rất thân thiện với người dùng bởi sử dụng các ứng dụng quen thuộc của Google. Đó có thể là các công cụ bạn đã sử dụng hằng ngày nên không mất quá nhiều thời gian để làm quen.
Và tính hiệu quả của G Suite là điều không phải bàn cãi. Công cụ này được rất nhiều doanh nghiệp, công ty hàng đầu thế giới trong danh sách Fortune 500 lựa chọn sử dụng,
3.3 Sử dụng Office 365 của Microsoft
Tương tự như G Suite, Microsoft Office 365 cũng cung cấp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp với các ứng dụng phổ biến của Microsoft như Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneDrive,…
Nếu truy cập bảng giá, bạn sẽ thấy Office 365 có mức giá mắc hơn G Suite. Nhưng nếu chỉ nhìn giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất để bạn quyết định sử dụng nền tảng nào.
Có thể thấy Office 365 cung cấp nhiều lựa chọn về giá và tính năng hơn G Suite, có tùy chọn cho từng loại nhu cầu khác nhau như: có kèm bộ office không, có cần email doanh nghiệp không, doanh nghiệp có phải tổ chức phi lợi nhuận không,…
Microsoft có mức giá khởi đầu là $5/tháng cung cấp 50GB lưu trữ mail, 1TB OneDrive, cho phép sử dụng phiên bản trên web của Word, Excel, Powerpoint,… Có thể thấy so với mức giá $3 của G Suite, Office 365 giá cao hơn nhưng bạn cũng được hưởng lợi nhiều hơn. Khuyết điểm duy nhất là bạn không được sử dụng gói Office dùng được offline – vốn là điểm mạnh của Office 365 so với G Suite.
Trên đây chỉ là một số so sánh nhỏ giữa hai nền tảng này. Mỗi nền tảng sẽ có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau, bạn nên cân nhắc kỹ mức giá phải chi trả cũng như các tính năng đi kèm để có thể đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.
3.4 Sử dụng Exchange Online của Microsoft
Exchange Online là một dịch vụ khác được cung cấp bởi Microsoft nhưng tách email doanh nghiệp ra khỏi Office 365 (gói thấp nhất) hoặc hoạt động như một phần của Office 365 (gói cao nhất).
Với gói thấp nhất, mức giá phải chi trả là $4/tháng, bạn sẽ không được sử dụng bộ Office 365 và dịch vụ lưu trữ OneDrive, nhưng bù lại bạn được nhận 50GB dung lượng lưu trữ mail và có thể gửi thư với kích cỡ tối đa 150MB/người.
Đây là một công cụ tiết kiệm nếu bạn không cần nhiều chức năng dư thừa khác cho doanh nghiệp. Khi tạo email theo tên miền cho doanh nghiệp, bạn vẫn sẽ được hưởng các công nghệ bảo mật tiên tiến, chống thư rác và phần mềm xấu và một số công cụ cộng tác khác mà bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn tại trang so sánh giá của Exchange Online.
3.5 Sử dụng dịch vụ cung cấp email hỗ trợ tên miền riêng
Có lẽ chúng ta đã quá quen thuộc với những dịch vụ email miễn phí phổ biến như Gmail, Yahoo, Outlook với tuổi đời và danh tiếng lớn, khả năng bảo mật cao,…. Nhưng điều này không có nghĩa rằng trên thế giới chỉ có từng đó dịch vụ email. Vẫn còn rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ email cả miễn phí lẫn trả phí, có hỗ trợ tạo email theo tên miền riêng như ProtonMail, Tutanota và FastMail
- ProtonMail: Gói thấp nhất ($8/tháng) sẽ có một số tính năng nổi bật như tối đa 50 người dùng, 5GB/người dùng, 5 địa chỉ mail/người dùng, không giới hạn mail gửi đi mỗi ngày.
- Tutanota: Gói Premium sẽ có giá $1.23/tháng, bạn sẽ có 1GB lưu trữ mail, thêm 5 tên email,…
- Fastmail: Trong 3 cái tên thì đây có lẽ là giải pháp về email cho doanh nghiệp được biết đến nhiều nhất. Với mức phí $5/tháng bạn sẽ sở hữu 25GB lưu trữ, hỗ trợ danh bạ, hệ thống bảo mật đáng tin cậy,..
Lời khuyên nếu bạn phải chọn 1 trong 3 là:
- Chọn ProtonMail cho dung lượng vừa phải cùng công nghệ bảo mật được đánh giá cao nhất hiện nay.
- Chọn Tutanota nếu muốn giá rẻ và mở rộng dung lượng khi cần.
- Chọn FastMail nếu cần nhiều dung lượng và các tiện ích mở rộng như lịch, danh bạ.
3.6 Sử dụng Zoho Mail
Zoho Mail là một trong nhiều dịch vụ của Zoho – một công ty cung cấp giải pháp hữu ích cho mọi thứ từ email, danh bạ, marketing, HR,… Zoho thường được đánh giá cao hơn Google trong việc hỗ trợ công việc bởi chính sách riêng tư tốt hơn, và nhất là không hiển thị quảng cáo trong mail kể cả khi người dùng sử dụng miễn phí.
Với phiên bản miễn phí, Zoho Mail cho phép bạn tạo tối đa 25 tài khoản email, với 5GB lưu trữ/tài khoản. Nếu muốn sử dụng nhiều tính năng hơn, bạn có thể nâng cấp lên gói Zoho Workspace với mức giá $3/tháng. Bạn sẽ có được 30GB lưu trữ, giới hạn tệp đính kèm là 30MB, tương thích G Suite cùng nhiều tiện ích khác,…
3.7 Sử dụng Yandex
Yandex là một trong những công cụ tìm kiếm phổ biến và chủ yếu được người Nga sử dụng. Tương tự như Zoho, bạn cũng có thể tìm cách tạo email doanh nghiệp trên nền tảng này. Dịch vụ Mail for Domain của Yandex hoạt động tương tự như G Suite nhưng bạn có thể dùng miễn phí không giới hạn tên miền, tối đa 1000 hộp thư và không giới hạn lưu trữ email.
3.8 Sở hữu email doanh nghiệp sử dụng máy chủ riêng
Bạn có thể tìm một cách tạo email theo tên miền khác là sử dụng công cụ giúp bạn trữ email trên máy chủ riêng (email server). Một công cụ được nhiều người biết đến mà bạn có thể tham khảo sử dụng là macOS Server. Đây là một tiện ích trị giá $19.99 cho macOS bao gồm email, danh bạ, lịch, hỗ trợ một số phần mềm khác,… Phiên bản tự host của Zimbra cung cấp tính năng duyệt mail trên nền web cơ bản, hoặc Mail-in-a-Box giúp bạn sử dụng mail chỉ với vài cú nhấp chuột khi dùng trên dịch vụ Digital Ocean,…
Tuy nhiên cách tạo email tên miền này thực sự tốn kém và không hề dễ dàng. Kỹ sư phần mềm Mitchell Anicas đã chia sẻ: “Thiết lập và duy trì một máy chủ mail riêng thì phức tạp và tốn thời gian, trong khi có nhiều thay thế phải chăng hơn, giúp mọi người nhận được nhiều giá trị hơn, nhất là về mặt thời gian, bằng cách sử dụng các dịch vụ mail trả phí”.
4. Có tên tìm cách tạo email theo tên miền miễn phí không?
Có thể thấy hầu hết các cách tạo email theo tên miền trên đây đều cung cấp các lựa chọn miễn phí và trả phí. Vậy có nên tạo email doanh nghiệp miễn phí không?
Câu trả lời là có nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô nhỏ và chi phí đầu tư còn thấp. Việc sử dụng email tên miền miễn phí (ví dụ như Yandex hoặc Zoho) sẽ có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn trong khi vẫn có thể sử dụng những tính năng quan trọng như email, danh bạ, lưu trữ tài liệu,… Khi doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô hơn bạn vẫn có thể nâng cấp lên gói trả phí của các dịch vụ kể trên để có thể mở rộng dung lượng, sử dụng thêm nhiều tiện ích hơn.
Khi muốn tạo email tên miền riêng miễn phí thì những tiêu chí như độ bảo mật, sự dễ sử dụng, khả năng tương thích, tính năng mở rộng và ngôn ngữ hỗ trợ cũng đều nên được cân nhắc trước khi đưa ra quyết định có nên sử dụng hay không?
5. Hướng dẫn tạo email tên miền riêng với G Suite
Phần trên của bài viết đã giới thiệu với bạn một số cách tạo email công ty miễn phí và cả trả phí. Tuy nhiên để tăng sự chuyên nghiệp và mang lại sự tiện lợi trong trải nghiệm, Blog Onshop khuyên bạn nên tạo gmail doanh nghiệp thông qua G Suite để:
- Sử dụng và quản lý email giống như tài khoản Gmail thông thường.
- Hệ thống báo cáo chuyên nghiệp và mạnh mẽ
- Truy cập thư viện ứng dụng khổng lồ với nhiều tiện ích.
- Và nhiều lợi ích khác…
Cùng tìm hiểu cách đăng ký email google theo tên miền miễn phí hay đăng ký gmail doanh nghiệp dưới đây nhé!
5.1 Sở hữu một tên miền
Điều đầu tiên bạn cần mua và sở hữu một domain (tên miền) của riêng mình. Chi phí cho việc này cũng không quá mắc, chỉ tốn $9/năm.
Có thể bạn quan tâm >>> (Domain) Tên miền là gì? Cách chọn tên miền website từ A đến Z
5.2 Tạo tài khoản G Suite
Để bắt đầu, hãy truy cập https://gsuite.google.com.vn/. Chọn Bắt đầu dùng thử miễn phí.
Sau đó bạn nhập thông tin doanh nghiệp bao gồm tên, số lượng nhân viên, quốc gia rồi chọn tiếp theo.
Tiếp theo bạn sẽ điền thông tin liên hệ của bạn:
Kế đến, bạn click vào Có, tôi có tên miền có thể sử dụng. Đây chính là tên miền đã được bạn mua ở bước đầu tiên. Bạn cũng có thể chọn cách mua domain cả Google, nhưng nên cân nhắc vì giá khá đắt.
Bước tiếp theo, hãy điền chính xác tên miền bạn đã mua.
Google sẽ xác nhận lại lần nữa tên miền bạn mong muốn dùng để thiết lập tài khoản, click chọn Tiếp theo.
Sau đó bạn tạo tên người dùng và mật khẩu cho tài khoản G Suite của mình. Lưu ý tên người dùng chính là địa chỉ email đầu tiên của bạn, và mật khẩu cũng chính là mật khẩu của email theo tên miền riêng. Đây cũng là những thông tin sau này bạn có thể sử dụng để đăng nhập Gmail.
Sau khi nhấn đồng ý, tài khoản của bạn đã được tạo thành công. Tiếp theo bạn sẽ được chuyển sang bước thiết lập tài khoản.
5.3 Xác thực và trỏ MX từ domain về G Suite
Sau khi đã có tài khoản G Suite được đăng ký với tên miền riêng, việc tiếp theo bạn cần làm là trỏ MX từ tên miền về G Suite để email có thể hoạt động.
Tuy nhiên, bước đầu tiên bạn cần làm là click vào mục Thêm người vào tài khoản G Suite để tạo những email khác cho đồng nghiệp, nhân viên của bạn.
Bạn có thể thêm nhiều email theo tên miền riêng khác. Nếu đã hoàn thành, bạn click vào ô Tôi đã thêm… và chuyển sang bước kế tiếp.
Sau đó, bạn cần tải một tệp html mà Google cung cấp về máy tính để xác minh miền của bạn và thiết lập email.
Sau đó bạn upload tệp này lên thư mục gốc cài đặt website của bạn. Tiếp theo bạn sẽ tạo bản ghi MX theo các thông tin Google cung cấp.
Nếu bạn mua domain Namecheap, có thể vào mục Advanced DNS để làm việc này.
Nếu bạn sử dụng domain của một nhà cung cấp khác, hãy tìm chỗ sửa bản ghi MX. Trong trường hợp xấu nhất không thể tìm thấy bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp domain đó để được hỗ trợ.
Ở phần Mail Settings chọn Custom MX, bạn cần điền chính xác tất cả các giá trị của bản ghi MX vào đây. Google sẽ cung cấp cho bạn các giá trị này, bạn chỉ tạo mới & điền các giá trị tương ứng. Nếu có bản ghi MX nào có sẵn, bạn hãy xóa nó đi.
Khi đã hoàn tất, bạn click vào tất cả các ô rồi chọn Xác minh miền & thiết lập email.
Quá trình xác minh có thể kéo dài vài phút. Sau khi hoàn thành, nhấn Tiếp theo để hoàn tất việc xác mình và hoàn thành thiết lập địa chỉ mail.
Sau khi qua hết các bước này, bạn đã có thể đăng nhật vào địa chỉ email theo tên miền Google đã tạo.
5.4 Hướng dẫn thanh toán sau 14 ngày dùng thử
Google cho phép bạn tạo và sử dụng tài khoản G Suite với 14 ngày dùng thử miễn phí. Sau đó nếu muốn tiếp tục sử dụng bạn sẽ phải thanh toán chi phí cho Google.
- $3/email (nếu trả theo tháng)
- $2.5/email (nếu trả theo năm)
Mức giá này của Google đưa ra là hợp lý, để đổi lại doanh nghiệp của bạn sẽ tăng tính chuyên nghiệp, và tiến hành làm việc, quản trị dễ dàng hơn.
Để tiến hành thanh toán cho Google, bạn chọn mục Lập hóa đơn.
Chọn thiết lập thanh toán để thêm thẻ thanh toán. Sau đó chọn gói thanh toán theo tháng hoặc năm.
Ví dụ nếu bạn chọn thanh toán theo tháng với giá $3/tháng.
Nhấn Tiếp tục để tiếp tục thanh toán.
Ở bước này bạn có thể thanh toán bằng thẻ VISA hoặc Mastercard. Đến bước này bạn đã hoàn toàn việc thanh toán cho tài khoản G Suite.
Qua bài viết trên đây Blog Onshop đã giới thiệu với bạn một số cách tạo email theo tên miền cũng như chi tiết cách đăng ký email theo tên miền khi sử dụng G Suite. Cùng đón đọc những bài viết tiếp theo về Kinh doanh online và Digital Marketing trên blog nhé!
Một số bài viết liên quan:
